Avertissement préalable : voici une description personnelle au 4/1/04 du logiciel VigiPaiement des Éditions Prokov (contact@prokov.com), qui permet le regroupement des recettes d’un cabinet médical (mono ou multi utilisateurs). Elle est destinée aux utilisateurs référencés du logiciel, toute utilisation d’une partie ou totalité ne pourra se faire sans l’accord de l’auteur le Docteur Bernard MULLIE (mullieb@free.fr)

 

Vous pouvez télécharger au Format ZIP (1,1 Mo) =>cliquer sur ce lien

VigiPaiement (VP) c'est



Avant tout régler les préférences…

1) La facturation : Facture Vitale, Facture Papier, Facture Libre, Acte Libre

2) La réception de paiement : Espèces, Chèques, CB, Différés

3) Les remises de Chèques

4) Les rapprochements RSP/FSE automatiques et manuels

5) Le rapprochement bancaire des virements Assurances Maladies, des remises de chèques, des règlements CB, des virements

6) Le bureau d’accueil : informe sur les Paiements, les Recettes, les Factures, les Payeurs, commande la télétransmission d’EV

7) Les états : actes, paiement, etc. selon ce qu'on désire "sur mesure" comme d'hab

8) Sans oublier les interactions avec EV, MS3 et VigiCompta (VC)

 

Réglage des préférences VP

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- ExpressVitale : paramètres lecteur Sésame Vitale



- Facturation : Type de facture, mode de paiement par défaut, date de facturation


 


Choisissez votre facture par défaut ou pas de facture



La date de facturation pouvant être modifiée, le réglage de retour à la date du jour s’effectue ici par glissement du curseur.



Fichier : ouverture au démarrage

En version mono-utilisateur, on ne peut ouvrir qu’un seul fichier à la fois.



Factures : versions des types de factures disponibles, Acte Libre permet de pouvoir travailler sans EV. (selon les versions Acte Libre et/ou Facture Vitale peuvent ne pas être disponibles).



Chèques : Banque, apprendre de nouvelles banques, ordre chronologique normal ou inverse, Déduire le porteur du chèque.


VigiPaiement

Le bordereau de paiement permet de facturer ou recevoir un paiement



Sa barre d’outils est paramétrable menu Options

(Contrôle-Clic ou Clic droit dans la barre) :

 



1) La facturation

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Pour Facturer : au menu Suivi on retrouve les 4 types de factures avec leur raccourci-clavier (
selon les versions Acte Libre et/ou Facture Vitale peuvent ne pas être disponibles) :



Autre possibilité quand un bordereau de paiement est déjà ouvert, cliquer sur une des 4 icônes en haut à droite de la barre d’outil (
selon les versions Acte Libre et/ou Facture Vitale peuvent ne pas être disponibles) :


Facture Libre (FL) : pour l’aide à la télétransmission, les expertises, les ventes d’immobilisation, etc.


Facture Vitale (FV) : comprend 3 volets :
- Facture : c’est la facture habituelle d’EV




- Carte Vitale : info sur la carte dans le lecteur

- Paramètres :
-> Nomenclature c’est celle d’EV :


-> Facture avec ses différentes possibilités :



Facture Papier (FP) : quand le patient n’a pas sa CV ou quand vous êtes en visite (ou au retour pour les sédentaires). C’est la même présentation.

A noter on passe d’une FV à une FP et réciproquement par le menu en haut de la fenêtre, par raccourci clavier (commande option V ou P) ou encore par clic sur le logo.

Facture Papier ou Facture Vitale

On peut imprimer une facture.
Une fois la facture enregistrée, le volet remonte et on retrouve le bordereau de paiement

Je vais maintenant développer un peu la Facture Papier



La Date de la facture et des actes (en haut à droite) est modifiable contrairement à la FV pour laquelle seule la date des actes est modifiable directement dans la fenêtre des actes
Indiquez un bénéficiaire par quelques lettres, une liste vous est proposée s’il est connu sélectionné son nom sinon les lettres s’affichent en rouge, cliquez sur le (+), une fenêtre à renseigner s’ouvre, il y aura toujours possibilité par la suite de compléter ou modifier cette fenêtre.




Une fois le nom entré, cliquez éventuellement sur le sous-menu de droite si par exemple le patient est en ALD ou exonéré






Pour créer un acte : cliquez sur le (+) à droite du logo ou faites “commande +” au clavier, modifier la ligne éventuellement en sélectionnant chaque champ (Date, Quantité, Acte, etc.). Pour paramétrer un acte composite créez autant de lignes que nécessaire et modifiez les selon vos besoins.


Pour supprimer une ligne d’acte, sélectionnez la puis cliquez sur (-) ou faites “Commande -”


Si vous avez des actes simples ou composites habituels, vous pouvez les enregistrer :


Allez dans le sous-menu "Modèle et réglages de la facture" et glissez jusque la ligne "enregistrer comme modèle…" (ou faites Commande Option M). Vous nommez votre acte (pe V+MD ou autre) et enregistrez.



faites donc la même chose pour les autres actes que vous utilisez souvent.
De même pour définir les tiers-payant, CMU, AT, Maternité ou Accident,utilisez le même menu et sa fonction Régler (ou Commande option R). Je vous laisse explorer.




Voici, pour exemple, mes réglages du moment :



Il y a comme vous le voyez la possibilité de faire plein de chose avec mixage de réglages comme AT, tiers-payant AMO ou CMU, etc.

Il est possible enfin de régler l’acte sélectionné pour un K³50 par exemple



Quand vous faites un tiers payant vous pouvez indiquer le nom de la caisse AMO, éventuellement de la caisse ou Mutuelle AMC, ceci permettra de suivre plus facilement le paiement :








Voilà donc votre facture faite, cliquez sur Enregistrer, non sans avoir éventuellement coché “Imprimer la facture” et mis une FSP dans l’imprimante si besoin.



2) La réception de paiement : Espèce, Chèque, CB, Différé

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a) Paiement direct :
La facture enregistrée se place dans la liste “Paiements & Factures” du bordereau de paiement où la rejoignent éventuellement les factures antérieures non soldées du patient.


La date est sélectionnée d’entrée, le payeur par défaut est le patient. Cochez le mode de règlement si celui habituel ne convient pas.
Par la touche tabulation vous arrivez successivement au libellé, au payeur, éventuellement au porteur et à la Banque en cas de chèque ou de carte bancaire. En cas d’espèces, indiquer le type de recette et le compte, la date de pointage est par défaut celle du jour.


Si c’est un tiers identifié qui payera, cliquez sur Tiers et indiquez qui il est dans le champ tiers.

Validez “Enregistrer” sinon cliquez sur “Tout différer” les factures se mettent en impayés.

b) Paiement différé : Impayés et tiers



Si un patient vient vous régler, allez menu Suivi->Recevoir un paiement (Commande maj R) un bordereau de paiement apparaît. Cliquez sur l’icône “Impayés” en haut à gauche.
Une ligne apparaît dans la liste “Paiements & Factures” , tapez les premières lettres du patient, le premier nom s’inscrit et une liste se dévoile.



Faites une tabulation, la dette du patient s’inscrit avec par défaut le règlement du jour correspondant, modifiable selon ce que le payeur vous règle.



Un clic sur la flèche à gauche du nom du patient déroule le détail des factures dues.



Procédez comme au paragraphe précédent pour le reste.

Si c’est un tiers qui vous paye allez menu Suivi->Recevoir un paiement d’un tiers (Commande R)


Indiquez le nom du tiers et/ou le nom du patient pour affiner la recherche. Une liste de patient s’affiche en fonction de ce que vous avez indiqué.


Sélectionnez une ou plusieurs lignes puis faite un retour chariot, les lignes passent dans le bordereau du bas.



Rectifiez éventuellement la date, le libellé, le payeur, le mode de paiement. Enregistrez.
Le virement est maintenant en attente d’un rapprochement bancaire.


 

3) Les remises de Chèques

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En fin de journée (de semaine ?), faites votre remise de chèques
Menu Suivi->Regrouper les chèques (Commande maj C)


Au cas où un chèque doit être gardé en réserve, faites le glisser dans la liste supérieure ou faites sélection puis retour chariot.


Vérifiez la date, le libellé puis enregistrez la fenêtre se ferme.



4) Les rapprochements RSP/FS :

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Menu Suivi->Traiter les avis de paiements (Commande maj A)

EV reçoit les RSP et les transmet à VP qui les associe aux factures et les regroupe par journée comptable.
Pour voir les derniers RSP reçu, cliquez sur le bouton Actualiser puis refermez et rouvrez la fenêtre.

Dans la fenêtre du haut, 3 possibilités :

- marque bleue = rapprochement OK -> Rien à faire



- point d’exclamation rouge = paiement annoncé différent du paiement attendu -> Vérifiez, éventuellement scindez et/ou imputez la différence.

En cas de clic sur le bouton scinder une alerte apparaît :




- croix rouge = la facture initiale n’a pas été trouvée, il s’agit en général d’une FP -> recherchez, voire créez en bas une facture puis associez.

Dans la fenêtre du bas se situent les factures non rapprochées. Par défaut c’est la caisse du RSP ainsi que le nom du patient. VigiPaiement propose en premier la facture correspondant à la date des soins :



On sélectionne en bas la facture correspondante, le bouton “Associer” se noirci, si vous ne trouvez pas votre facture, créez en une par le sous-menu Facture :


Il n’y a plus qu’à cliquer dessus et le RSP prend une coche bleue, on peut bien entendu revenir en arrière par le bouton changer :



Par le menu Options>Administration des fichiers>Réglages, on peut ou non conserver les avis de paiements rapprochés automatiquement ou manuellement.
Sinon en sélectionnant un RSP et en cliquant sur Supprimer vous l’effacez de la liste.


 

5) Le rapprochement bancaire :

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Menu Suivi->Rapprocher la banque (Commande maj B)

En haut la liste des opérations non rapprochées
En bas un bordereau comptable




Rapprocher consiste à faire glisser (ou sélectionner puis faire retour chariot) dans le bordereau la ou les opérations qui constitue(nt) une ligne du relevé bancaire puis cliquer sur le bouton Rapprocher.

a) Assurances :

Dans la liste des journées comptables, sélectionnez une caisse puis la ou les journée(s) qui correspond(ent) à votre relevé bancaire, faites glisser dans le bordereau, datez et libellez, sélectionnez le compte, la nature, indiquez la date de pointage.
Si tout est bon, validez “Rapprocher”
En cas de doute, cliquez sur “Différer” pour vider le bordereau comptable et recommencez si besoin.


Si une journée comptable ne correspond pas

b) et c) même principe pour les remises de chèques, les cartes bancaires et les virements.



 

6) Le bureau d’accueil

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Le bureau d’accueil de VP propose par sa barre d’outils personnalisable (menu Options), un historique des messages du logiciel, un tableau de bord et un panneau de commande de la télétransmission d’EV

menu Fenêtres->Afficher le bureau (Commande @)





a) Le tableau de bord informe sur la facturation, le suivi des paiements (patients et caisses), les payeurs.

Triez une colonne en cliquant sur son titre. Triez plusieurs colonnes de gauche à droite. Changez l’ordre des colonnes par un simple glisser-déposer. Faites un double clic sur une ligne pour accéder aux options avancées. La sélection de plusieurs lignes indique, en bas de la fenêtre, le nombre et la somme des éléments sélectionnés.




Affichez un intervalle de recherche des factures, paiements ou recettes si besoin, par défaut il y a un mois avant le jour d’ouverture du fichier.

L’onglet Paiements :



Un double clic sur une ligne affiche le bordereau correspondant pour modifications éventuelles.

L’onglet Recettes :


Un double clic sur une ligne affiche l’écriture correspondante pour modifications éventuelles ou consultation uniquement, en fonction du rapprochement bancaire déjà effectué ou non.



L’onglet Factures et sa palette :



Un double clic sur une ligne (ou commande maj i) affiche la palette d’information contenant les sous menus : Informations générales, historique, suivi des paiements, Facture vitale, papier ou commentaires.

Sélectionnez une facture et faites un contrôle-clic : Un menu permet de supprimer la facture ou voir ses informations



Si la facture est déjà dans un bordereau de paiement ou si c’est une FV envoyée, elle ne peut pas être supprimée, la ligne est grisée :




L’onglet Payeurs :

Il correspond à la liste des patients et des payeurs


Un double clic sur un payeur affiche l’état nominatif des Impayés et Règlements de ce payeur.
Un contrôle double clic sur un payeur ouvre un bordereau de paiement avec les factures dus s’il y en a.
Un contrôle double clic sur une caisse ouvre une facture libre au nom de cette caisse.
Un option double clic sur une caisse ouvre la fenêtre de rapprochement bancaire (commande maj B aussi).

Pour afficher un payeur particulier, affinez par le sous menu “commence par” ou “contient” et tapez les lettres à la place du “A” initial.
Un clic sur “nouveau” permet d’entrer les coordonnées d’un nouveau payeur Nom, Prénom, Numéro SS, Date de naissance, Rang.



Un clic sur “Transférer” permet de Tranférer les paiements d’un payeur à un autre, utile en cas de doublon par exemple. Sur l’écran plus haut, on voit “A JEREMY :X XX 98” qui peut être transféré vers “A JEREMY :2 6 09 6 4” s’il s’agit du même payeur pour n’en faire plus qu’un :


Un clic sur “Editer” permet de compléter ou modifier les coordonnées d’un payeur.

b) ExpressVitale : permet de gérer directement la télétransmission.



 

7) Les états : actes, paiement, etc.

selon ce qu'on désire "sur mesure" comme d'hab

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Menu Options->Adapter les états : Recherches d’écritures et Présentation d’état





Menu Suivi->Composer un état (Commande maj E)

Le minimum d’abord :



Et plus si besoin :


Le résultat :

Les possibilités sont infinies


 

8) Sans oublier les interactions avec EV, MS3 et VigiCompta (VC)

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Dans MS3 : le module VP permet de faire une facture au choix Vitale, Papier ou Libre reprenant la nomenclature commune. Il permet aussi de recevoir les impayés, de vérifier les paiements. (cf. infra)

ExpressVitale : Une FV faite ou annulée dans VP l’est aussi dans EV. Il est très conseillé de ne pas annuler les factures dans EV.

VigiCompta : Les écritures crées dans VP ont vocation d’être transférées dans VigiCompta (VC), elles peuvent être visualisées dans le dialogue des écritures en attente :
Menu Options->Administrer les fichiers->VigiCompta




Selon la liaison choisie les écritures vont directement dans VC ou restent en attente dans VP :




Pas de liaison : vous n’utilisez pas VC et n’avez pas l’intention de l’utiliser. Attention à ce que vous faîtes.

En attente : Vous avez l’intention d’utiliser VC. Les écritures attendent un transfert vers VC, quand vous serez prêt vous passerez à la liaison directe.

Directe : VP est en relation avec VC. Cliquez dans la colonne Etat sur Pas de fichier présenté et glisser vers Présenter un fichier VC, choisissez le fichier désiré, une fenêtre d’harmonisation des comptes s’ouvrira permettant de synchroniser les comptes VP et VC comme par exemple Caisse avec Espèces, BNP avec banque, etc.


Une fois harmonisé, validez D’accord, l’état devient OK.

Par fichier : VC est sur un poste éloigné, un fichier navette est utilisé pour les transferts.

etc.

 

VigiPaiement dans MS3


Réglage des préférences :

-Facturation : idem VP
Fichier : idem VP
Factures : idem VP
Réglages : Le choix 2 est fait pour la version multi-utilisateurs



Facturer ou recevoir dans MS3

- Icône de facturation dans la barre d’outil :




- Un clic sur l’icône pour facturer ou recevoir un paiement :



Cliquez sur Nouveau payeur pour associer un payeur au patient.

Cochez :
“Le compléter” pour payer plusieurs factures à la fois.
“En créer un nouveau” pour payer chaque facture séparément.

Choisissez ou changez si besoin le Fichier de facturation, cochez pour utiliser ce fichier par défaut.



Cliquez sur Facturer : un bordereau de paiement s’ouvre puis selon les préférences une facture ou pas : Cf VP

Cliquez sur Recevoir : automatiquement la ou les facture(s) impayée(s) s’affiche(nt) avec le montant “réglé ce jour” modifiable : cf VP

Bien sûr pour savoir s’il y a quelque chose à recevoir on utilise la

Fenêtre des Échanges (Commande maj X) :

Le détail de(s) facture(s) :



L’historique de(s) facture(s) :



Ce qui est à payer ou déjà payé :



A suivre…